Administrativ handläggare

Pajala kommun

  • Pajala, Norrbotten
  • Permanent
  • Heltid
  • 9 dagar sedan
Om arbetsplatsenPajala kommun är den stora (till ytan) lilla kommunen belägen i norrskenet och midnattssolens land - Tornedalen, i östra Norrbotten. Dag och natt, året om, arbetar vi i samhällets tjänst på uppdrag av kommunmedborgarna. Med Pajala kommuns värdegrund ”jag finns till för Pajalas medborgare”; ”jag är professionell” och ”jag möter alla människor med öppenhet och respekt” arbetar vi för att göra skillnad. Vill du också göra skillnad? Då ska du jobba med oss!Är du en strukturerad och engagerad administratör som trivs med att vara spindeln i nätet? Vill du bidra till samhällsutvecklingen i en dynamisk kommun och arbeta i en avdelning där ingen dag är den andra lik? Då kan du vara den vi söker till vår Bygg- och miljöavdelning i Pajala kommun!Vi befinner oss i en spännande tid med många utmaningar och möjligheter. För att möta framtidens behov och säkerställa en effektiv och rättssäker hantering av ärenden, söker vi nu en administratör som kan stärka vårt team. Vi erbjuder dig en central roll där din insats gör skillnad för Pajala kommuns invånare.ArbetsuppgifterSom administratör hos oss får du en nyckelroll i Bygg- och miljöavdelningens dagliga arbete. Du är inte bara en stödjande funktion du är en aktiv del av verksamheten, med ansvar för att skapa struktur, kvalitet och service i en miljö där tempot kan variera och arbetsuppgifterna är mångsidiga.För att lyckas i rollen är det avgörande att du har god social kompetens, lätt för att skapa förtroendefulla relationer, kommunicerar tydligt och bemöter människor med respekt och professionalism både internt och externt. Du har ett naturligt driv för utveckling, trivs med att förbättra arbetssätt och hitta lösningar som gör skillnad. Du har ett genuint intresse för att lära dig nya saker och arbetssätt och tar gärna till dig ny kunskap som stärker både dig själv och verksamheten.Arbetet kräver att du snabbt kan skifta fokus mellan olika uppgifter, ofta med kort varsel, samtidigt som du behåller struktur och noggrannhet. Du har ett tydligt öga för detaljer, förmåga att se helheten i ärendeprocessen från första kontakt till avslut och förstår hur varje del hänger ihop och påverkar verksamheten. Det gör att du kan arbeta proaktivt, identifiera förbättringsområden och bidra till att utveckla våra arbetssätt.Rollen är en nyckelperson på Bygg- och miljöavdelningen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar bland annat:
  • Ärendehantering: Registrering, diarieföring och hantering av inkommande och utgående handlingar rörande bygglov, anmälningar, tillsynsärenden och miljöfrågor.
  • Informationsspridning: Ge service och information till allmänhet, företag och andra myndigheter via telefon, e-post och besök.
  • Arkivering: Ansvara för avdelningens digitala och fysiska arkiv.
  • Du ansvarar för att administrativt stödja hela beslutsprocessen från att ärendet initieras, genom beredning och dokumentation, till att beslut expedieras och följs upp. Du säkerställer att handläggarna har rätt underlag i rätt tid.
  • Dokumentation: Upprätta och uppdatera rutiner och mallar.
  • Hantera avdelningens in- och utgående post.
  • Expediera beslut och fakturering.
  • Självständigt administrera och handlägga exempelvis parkeringstillstånd för rörelsehindrade enligt gällande regelverk samt ansvara för uppdatering och kvalitetssäkring av kommunens adressregister.
  • Nämndssekreterare: Du ansvarar för mötesadministration kopplat till Bygg- och miljönämnden, vilket innefattar att förbereda underlag, skicka kallelser, skriva protokoll och följa upp beslut från nämndsmöten.
KvalifikationerVi söker dig som har ett genuint intresse för administration, utveckling och samhällsfrågor. Du är en person som ser helheten, men har också ett bra öga för detaljer. Du är trygg i att arbeta självständigt, men trivs lika bra i samarbete med andra.Vi ser gärna att du har:
  • Relevant utbildning inom administration eller likvärdig arbetslivserfarenhet.
  • Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
  • Mycket god digital kompetens och erfarenhet av IT-system, gärna ärendehanteringssystem.
  • Förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och lösningsfokuserat.
  • En serviceinriktad attityd och förmåga att bemöta människor professionellt och empatiskt.
  • Hög social kompetens du har lätt för att skapa goda relationer, kommunicera tydligt och samarbeta med olika aktörer.
  • Förmåga att snabbt kunna skifta fokus mellan olika arbetsuppgifter och samtidigt behålla kvalitet i arbetet.
  • En förståelse för hela ärendeprocessen från första kontakt till avslut och ett intresse för att bidra till att den fungerar smidigt och rättssäkert.
  • B-körkort är ett krav för tjänsten, då rollen kan innebära att du behöver förflytta dig inom kommunen för att stödja verksamheten och samverka med andra funktioner.
  • Intresse för bygg- och miljöfrågor samt juridik är meriterande.
Urval och intervjuer kan komma att ske löpande.Vi söker en administratör för en heltidstjänst (100%). På grund av arbetsuppgifternas natur är det viktigt att du är närvarande på vårt kontor under arbetstiden. Möjlighet till distansarbete kan därför vara begränsat för denna tjänst.

Offentligajobb